Num arquivo digital ou sistema de gestão documental, os desenhos são acedidos em segundos e, caso seja necessária a manipulação em papel, rapidamente a imagem impressa está disponível. Quanto a copiar documentos do seu arquivo, a solução para a independência das cópias reprográficas é a digitalização dos desenhos.

A avaliação custo/benefício desta solução deve basear-se no volume de cópias tiradas em reprografia contra o custo de impressão. Uma vantagem adicional é o facto da imagem digital poder ser tratada por processos de edição raster, restaurando informações importantes.

A questão do transporte de um desenho também não deve ser desvalorizada. Na prática, há uma permanente necessidade de enviar os desenhos para o campo, clientes e/ou fornecedores. Seja qual for o meio adotado de envio, estão sempre inerentes riscos de extravio e danificação do documento. O custo associado ao envio do documento é certamente superior ao de um DVD ou envio de um ficheiro por internet.

Outra vantagem em ter o seu arquivo em formato digital, é poder transformar um arquivo de imagens (ficheiro raster) num arquivo CAD. Desenhos digitalizados (raster/imagem) podem ser alterados e modificados com ferramentas de edição raster e/ou podem ser vetorizados através de software específico como o Wiseimage, de modo a serem posteriormente incorporados em soluções de desenho vetorial, tal como o AutoCAD.

Depois de concluir que deve investir na digitalização e/ou vectorização do seu arquivo técnico, coloca-se a questão da subcontratação ou não do serviço. A digitalização é sempre uma atividade finita. Digitalizando o último desenho do arquivo técnico, a atividade está terminada e o investimento em equipamentos, software e pessoal precisarão de ser realocados.

Se considerar que os seus investimentos devem estar orientados para o core business da sua empresa, o outsourcing é a decisão mais correta para a execução dos trabalhos.